5 einfache Regeln: Mehr Zeit durch kluge Büroorganisation

Sorgen Sie mit Ordnung für den richtigen Durchblick, so haben Sie Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Unsere Tipps zeigen Ihnen, wie Sie mit Zeitfenstern, einem gezielten Entsorgungssystem und konsequenter Einfachheit im Alltag den Überblick bewahren und effizient arbeiten. Mit wenigen, einfachen Gewohnheiten verschaffen Sie sich so persönliche Freiräume – einfach anfangen!

1. Arbeiten mit Zeitfenstern

Ihre Aufgaben sollten Sie genau kennen und sich Ihren Tag gut planen.

• Strukturieren Sie Ihre Aufgaben, bilden Sie sogenannte Arbeitsblöcke.
• Konzentrieren Sie sich immer auf eine Tätigkeit und nehmen Sie möglichst jeden Vorgang nur einmal in die Hand. So müssen Sie sich nicht immer neu in die Themen einarbeiten.
• Lassen Sie sich einen Puffer, für ungeplante Anrufe, Termine o.ä.
• Überlegen Sie, zu welchen Zeiten Sie am produktivsten sind – in dieser Zeit planen Sie Ihre A- und B-Arbeiten, alle anderen C- und D-Arbeiten führen Sie in weniger starken Phasen aus. Die Tageszeiten, wann jemand besonders gut arbeitet, sind individuell, beobachten Sie sich einfach.

Weiterführend: Lesen Sie unseren Artikel „Erfolgreiches Zeitmanagement gegen Stress“ zur gekonnten Strukturierung Ihrer Aufgaben

2. Zweistufiges Entsorgen

Auch bei der Ablage gilt es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ein zweistufiges Entsorgen hilft dabei, sich von Unwichtigem zu trennen.

• Dokumente, die Sie nicht zwingend weiter benötigen, sollten Sie nicht sofort abheften, sondern in einen Karton o.ä. unter Ihrem Schreibtisch. Die untere Papiermüllhälfte können Sie dann regelmäßig (beispielsweise alle zwei Wochen) entsorgen.
• Schaffen Sie sich eine „Müll-Schublade“ für Gegenstände, die Sie nicht brauchen, wie Werbegeschenke, Stifte, die Sie nicht nutzen, das fünfte Lineal. Diese Schublade leeren Sie rigoros einmal im Jahr.

3. Einfachheit statt Vielfalt

Gutes vereinheitlichen, Schlechtes entsorgen: schaffen Sie sich eine gute Grundlage an Arbeitsmitteln mit denen Sie gern arbeiten und trennen Sie sich konsequent von allem anderen. Beispiele:

• Legen Sie sich von Ihrem Lieblingsstift mehrere Exemplare zu und arbeiten Sie nur noch und ausschließlich mit diesen.
• Nutzen Sie einheitliche Ordnungssysteme und eine einheitliche Beschriftung. Legen Sie dazu einen Stift schon zu den neuen Ordnern, um immer mit demselben Stift zu arbeiten.

So wie schon Karl Lagerfeld sagte: “Ich habe nur schwarze Anzüge in meinem Kleiderschrank. Dadurch brauche ich nie zu überlegen, was ich anziehe.“

Einfachheit schafft Übersicht!

4. Büro und Ablage: Investieren und ersetzen Sie

Entsorgen Sie konsequent Arbeitsmittel, die nicht mehr funktionieren oder unpraktisch sind. Oft bleiben diese nur im Einsatz, weil sie einfach verfügbar sind. Die Arbeitsmittel sollen Sie in Ihrer Tätigkeit effizient unterstützen, und nicht wertvolle Zeit kosten, wie z.B. kaputte Ordner, nicht schreibende Stifte, nicht funktionierende CD-Ablage… Schauen Sie sich in Ihrem Büro um und machen Sie eine Liste, was Sie verbessern können. Die Investition lohnt sich!

5. Der ordentliche Schreibtisch

Hier gilt es besonders, den Überblick zu bewahren. Ein aufgeräumter Schreibtisch ist eigentlich nur die konsequente Fortsetzung der Strukturierung Ihrer Aufgaben. Teilen Sie sich Ihren Schreibtisch gedanklich in verschiedene Bereiche ein. So haben Sie immer alles im Blick und finden Ihre Vorgänge schnell.

Organisationsvorschlag:

• Vorn: Wichtiges
• Links vorn: was als nächstes getan werden muss
• Rechts vorn: Erledigt
• Schmalseiten hinten: Dinge, die Sie erfreuen
• Hinten Mitte: größere, längerfristige Aufgaben

Tipp: Denken Sie daran, dass auch ein aufgeräumter und gut strukturierter digitaler Schreibtisch oder Desktop hilft, besonders effizient zu arbeiten. Auch diesen sollten Sie in verschiedene Abschnitte einteilen, direkte Links zu häufig genutzten Dokumenten/Programmen setzen und Ihre Prioritätenliste immer schnell verfügbar haben.